企业如何建设知识管理系统 企业建设知识管理生态运营系统步骤

领导想做知识管理的目的,系统,平台两位一体。人的因素不是起决定性作用的:打造学习型组织,也就是希望经验可以复用。公司的运作不依靠特定的人来运作,而是依靠一个成熟的系统或者平台来沉淀知识和经验,包括各种成果、案例等等。这样对于后来者,就可以快速融入到这个系统或者平台当中。

我们首先来看传统的知识管理系统是什么样的:传统的知识管理平台做的事情是把知识存起来了,在建设初期也有分类梳理,而使用者在这些海量的数据中去查找他想要的知识,还是一件非常不容易的事情。

那理想中的知识管理是什么样的?笔者及其团队在多方调研和实际项目实践中发现,认为理想的知识管理系统是基于公司业务价值流程、场景化的、可进化的、可开放的一个生态运营系统

下面我们来看如何建设这样的生态运营系统。

一、如何把知识落位于基于业务流程里?以房地产开发流程为例,如下图:

具体如何做?

首先企业需要梳理公司有哪些业务板块,每个板块对应的一级流程、二级流程、三级流程是哪些。然后对其中的流程节点,具体落位到详细的知识点。包括配套制度、具体标准、审批流程、主责职能、系统支撑、成果案例等。

当然,除了业务流程之外,还有支持流程,例如:人力、财务、行政、数字化、品牌文化等等,均可按此方法进行梳理落位。

二、如何将知识场景化?

所有的知识只有在实际的业务场景中才会有价值,这些需知识平台有强大的场景化能力,实现知识找人,而不是人找知识。这一点需要结合岗位角色,而岗位落位到具体部门职能上,这样将相关知识点与岗位进行绑定,再看这个岗位日常的核心工作场景是什么。从而实现真正意义上的场景化知识。举个数字化项目建设的场景,其中一个重要的角色是项目经理,那项目经理所对应的场景是需求评估、立项、供应商选型、系统开发、实施、培训、上线、运营。在每一个事项场景下,都有对应的相关的知识点,包括制度、流程、标准、模板、工具、考核要求等等。在一家公司里面,这样场景会很多,在建设初期,需要花大量的时间进行梳理,这就需要相关领域的专家一同参与梳理,各部门职能负责人可设置为第一责任人。以保证梳理的场景的是高质量的,可为后来者带来使用价值的。

三、做何才能做到系统是可进化的。

笔者及其团队通过用户调研,发现传统的知识平台有一些共性问题:

1、分类太多,不够清晰、且更新不及时;

2、制度分类不统一,上传、更新不及时,查找困难;

3、知识查找困难、检索维度单一;

4、内容多而杂,质量问题。

这些问题反映出来,系统模型需要有一个完善的运营机制,从知识的入库,到知识的更新,再到知识的使用,最后到知识的废止,需要形成完整的闭环。知识库建起来相对容易,管起来的难度更高。这里有几个实践经验可供参考:

1、先人后事:有一定的组织来维护系统。这里可以是公司的培训部门,也可以是类似总裁办公室的部门,也可以是信息化建设组织,最好是合起来推进。

2、分层分级分结构的赋能平台:打细网络,不同层级,不同组织可独立运营。在大门户下面,有子门户,有子子门户。

3、从业务中来,到业务中去:例如一个新的制度产生,来源于OA系统流,流程审批后自动进入知识平台。同样,在该制度更新的时候,同样通过流程自动更新至知识平台。

4、具备完善的反馈更新机制:用户在使用的过程中,发现问题可以及时反馈。后台在收到反馈后有一个完整的跟踪流程,这样后续进行持续优化。

5,开放的知识服务系统:上游是知识来源的接入,下游是提供开放的知识服务接口。只有极致的开放,才有完美的用户体验。比如公司一个标准制度,下游ERP或者BPM系统可以直接引入此制度接口链接,此制度发生版本更新后,此接口也会同步更新推送至下游系统。知识服务系统会自动记录使用次数与时间,以方便进行数据分析以为了后续更好的知识服务改善。

 

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